Werkkostenregeling: Benut jij alle mogelijkheden voor belastingvrije uitkeringen?

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling is bedoeld om uitgaves en kostenposten, die niet deel uitmaken van het girale salaris, te belasten. Het meest voorkomende voorbeeld is het jaarlijkse kerstpakket. De belastingdienst ziet dit als onderdeel van het loon en dus moet er belasting over afgedragen worden.

Wat betekent de werkkostenregeling voor jou?

Om de regeling werkbaar te houden is er een drempelbedrag ingebouwd. Zo hoeft niet elke (kleine) ondernemer een extra belastingaangifte in te dienen als er aan het eind van het jaar een flesje wijn aan het personeel is gegeven. Dit drempelbedrag is relatief hoog, te weten voor:

  • 2022: 1,7% van het belastbare loon;
  • 2023: 1,92% van het belastbare loon.

Daarnaast zijn er vele vrijstellingen van posten die niet in mindering komen op de vrije ruimte.

Werkkostenregeling Belastingadvies Belastingtips

De vrije ruimte!

De vrije ruimte zal bij de meeste MKB-bedrijven niet volledig benut worden. Als jij als ondernemer alleen een kerstpakket verstrekt en een personeelsfeest dan zal er vaak nog ruimte over zijn. Deze ruimte kun nog worden benut. Naast verstrekkingen in natura kunnen er ook girale verstrekkingen worden uitgekeerd middels de werkkkostenregeling.

Dit biedt kansen voor de gemiddelde MKB-ondernemer! Deze vrije ruimte kun jij gebruiken om belastingvrij salaris (bonus/onkostenvergoeding) te verstrekken aan jou of aan het personeel. Het is daarom belangrijk om richting het einde van het jaar uit te rekenen hoeveel vrije ruimte er nog over is.
De vrije ruimt is het uitgangspunt. Hier gaan dan de verstrekkingen vanaf die niet op de loonstrook staan:

De gemiddelde MKB ondernemer kent de volgende verstrekkingen die hierop in mindering komen:

  • Personeelsfeest (niet op de werkplek);
  • Verjaardagscadeau;
  • Het kerstpakket.

Posten die zijn vrijgesteld zijn o.a.:

  • bedrijfsmiddelen die noodzakelijk voor de bedrijfsuitoefening (werkkleding, laptop, telefoon etc);
  • koffie/thee en versnaperingen (snacks/fruit).

Tips voor de werkkostenregeling:

  • Gebruik de vrije ruimte

    Maak optimaal gebruik van de vrije ruimte. Keer aan jezelf of personeel een bonus/onkostenvergoeding uit. Bedragen tot € 2.500 per jaar per werknemer zijn altijd toegestaan (mits voldoende ruimte).

  • Maak gebruik van onkostenvergoedingen

    Maak ook optimaal gebruik van de onkostenvergoedingen aan het personeel. Maakt jouw personeel kosten in privé voor de zaak? Dan kan een belastingvrije onkostenvergoeding worden verstrekt. Dit kan bijvoorbeeld voor zakelijk gebruik telefoon, laptop of werkplek of een vergoeding voor reiskosten en zakelijke lunches/diners. Geef in plaats van een hoger salaris een onkostenvergoeding. Bij een onkostenvergoeding is 100 euro bruto,  € 100 netto. Om netto € 100 salaris uit te keren, kost je dit als werkgever circa € 225. En wat er netto overblijft, is wat voor de werknemer telt.

  • Maak gebruik van vrijstellingen

    Maak gebruik van de vrijstellingen in de werkkostenregeling. Deze kosten mogen belastingvrij worden verstrekt:

    • Opleidingen of cursussen;
    • Koffie, thee, en dranken;
    • Snacks en fruit;
    • Fitness, massages of personeelsfeesten op de bedrijfslocatie;
    • Maaltijden bij overwerk.

  • Optimaliseer je loon als DGA

    Op (vrijwel) alle loonstroken van DGA’s zou maandelijks een belastingvrije onkostenvergoeding moeten staan. Dit zou iets minder dan 2% moeten zijn van het belastbaar loon. Het belastbaar loon is het brutoloon vermeerderd met bijtelling auto of fiets.

Visie Lef Accountants

Het is verstandig om de loonadministratie periodiek door te lichten. De loonbelasting is in Nederland hoog en het is een aardige besparing als er iets onbelast kan worden verstrekt of uitgekeerd. Maar de regeling is ingewikkeld en kent veel voorwaarden. Zo is het niet logisch dat fitness op de bedrijfslocatie belastingvrij is en het verstrekken van een fitnessabonnement bij een sportschool niet. Ook is de werkkostenregeling relatief jong, waardoor er met enige regelmaat nieuwe jurisprudentie over wordt gepubliceerd, die een nieuwe licht werpen op bestaande zaken. Overleg daarom altijd met jouw adviseur. Jij bent uiteraard ook vrij om bij vragen contact met ons op te nemen.

Wie zijn LEF Accountants?
Accountant Belastingadviseur Boekhouder

Deze blog is geschreven door:

Roy Hoskam AA RB 

Accountant en eigenaar van LEF Accountants. Ik help ondernemers al jaren met hun belastingzaken. Wij zijn de sparringspartner voor het MKB. Recht door zee met praktische adviezen!

06-43789083 / roy@lefaccountants.nl