Ideale digitale boekhouding
Boekhouding uitbesteden
De ideale digitale boekhouding is uiteraard per bedrijf en ondernemer verschillend. Als de administratie volledig wordt uitbesteed dan hoef je hier geen zorgen over te maken. Wij werken met scan-en herkensoftware hierdoor worden alle documenten automatisch digitaal bewaard. Hierdoor wordt er voldaan aan de bewaareisen van de belastingdienst. Wij kunnen ervoor zorgen dat de verkoopfacturen digitaal worden gemaakt, verstuurd en verwerkt. Maar ook dat direct zichtbaar is of deze al is voldaan. Afhankelijk van het bedrijf kunnen we veel automatiseren met bijvoorbeeld automatische incasso’s, koppeling met kassasystemen en boekingssites.
Ideale digitale boekhouding starter
Als starter of klein bedrijf is er geen ingewikkelde software benodigd. Je kan veelal uit de voeten met Excel. Eenmaal per jaar een opsomming van de in-en verkoopfacturen is voldoende. Als dit bestand wordt bewaard samen met de PDF-bestanden van de bankmutaties (en kas), in-en verkoopfacturen (of fysieke administratie) dan wordt er ook voldaan aan de eisen van de belastingdienst. Het voordeel is dat dit goedkoop en eenvoudig is. De nadelen zijn dat (zeker naarmate het bedrijf groeit) het foutengevoelig is, het onoverzichtelijk wordt, bij een computercrash de bestanden kwijt kunt zijn en de belastingdienst het ook niet altijd voldoende vindt.
Ideale digitale boekhouding MKB-er
Als MKB-er heeft het daarom de voorkeur om toch vrij snel te kiezen voor een boekhoudpakket. Er zijn tegenwoordig meer dan 50 verschillende boekhoudpakketten gericht op de MKB-ondernemer. Dit maakt een keuze lastig. Een eerste keuze is of je kiest voor een offline of online boekhoudpakket.
Een offline pakket is software die je op je computer installeert. Een online pakket is veelal benaderbaar via een website en hier is geen software voor nodig. Het voordeel van offline is dat deze pakketten doorgaans goedkoper zijn dan online pakketten. Ook zijn ze sneller, zeker als de boekhouding veel mutaties heeft, kan een online boekhoudpakket erg traag zijn. Het nadeel is dat de bestanden verloren kunnen gaan bij een computercrash, de administratie niet van elke computer benaderbaar is (bijvoorbeeld die van de accountant!), de support van de leverancier is vaak minimaal en ook ontbreken er vaak koppelingen met andere softwarepakketten (zie hieronder). Daarom zijn er steeds minder offline pakketten beschikbaar en adviseren wij dat niet.
Online boekhouding
Maar dan blijft er nog steeds een hele grote groep aan softwarepakketten over. Er moet vervolgens gekeken worden naar welke functies benodigd zijn. Een bankkoppeling is misschien wel het allerbelangrijkst bij het voeren van een administratie. De bankmutaties worden dan dagelijks automatisch ingevoerd in het boekhoudpakket. Ook moet er gekeken worden of het boekhoudpakket koppelt aan de specifieke software modules die handig voor jou zijn, zoals:
- Webshop, er zijn boekhoudpakketten die koppelen aan de webshop en automatisch de omzet en bijbehorende BTW goed boeken;
- Facturatie, De meeste pakketten hebben een ingebouwde facturatiemodule. Maar als dit niet de benodigde functies heeft kan dit ook met een externe module (bijvoorbeeld Wefact) worden gedaan;
- Branchespecifieke software voor bijvoorbeeld hotels, kapsalons, aannemers, detailhandel of productiebedrijven, etc;
- Rapportagesoftware (KPI’s) als de rapportages in het boekhoudpakket niet voldoende zijn.
Meestal hebben de grotere (duurdere) softwarepakketten veel mogelijkheden tot het maken van koppelingen. Dit zijn bijvoorbeeld Exact, Twinfield en Afas. Is er minder/geen koppeling benodigd dan kan er ook een pakket worden gekozen welke veelal goedkoper is, zoals Snelstart (LEF Accountants adviseert dit pakket), E-boekhouden of Moneybird.
Ideale digitale boekhouding ZZP-er
Als je onderdeel uitmaakt van de steedse groter groeiende groep ZZP-ers die veelal omzet genereert op uurbasis? Kies dan voor één van de speciale ZZP-boekhoudpakketten zoals bijvoorbeeld Moneymonk en Tellow. Maar ook de basispakketten van de hierboven benoemde boekhoudpakketten zijn een goede optie.
Moet ik kiezen voor een ERP-pakket?
Liever niet! Een ERP-pakket is een pakket dat tracht alle schakels te koppelen zowel binnen de onderneming, maar ook met leveranciers of afnemers. De meest voorkomende schakels binnen een organisatie zijn logistiek, voorraadbeheer, personeel, sales (CRM) en inkoop. Het voordeel is dat alles in één systeem zit en ook alles kan. Maar dit brengt ook vele nadelen met zich mee:
- Het brengt veel kosten met zich. De licentiekosten zijn hoog, vaak is er een duur implementatietraject benodigd, er is maatwerk nodig en er moet geïnvesteerd worden zodat de medewerkers er mee kunnen werken;
- Het systeem is ingewikkeld. Bij meer dan 50% van de MKB-bedrijven wordt er niet goed gewerkt met het ERP-systeem. Hierdoor is de boekhouding alsnog niet betrouwbaar en moeten er alsnog handmatige correcties worden doorgevoerd om het juiste inzicht te verkrijgen. Dit komt veelal door een gebrek aan kennis en niveau. Dit kan worden opgelost door cursussen of opleidingen aan te bieden aan het administratief personeel. Maar dat zal niet altijd tot het gewenste resultaat leiden. Om deze systemen goed te gebruiken moet er meestal een (financial) controller i.p.v. een reguliere financiële administrateur in dienst worden genomen.
Daarom adviseren we meestal om zo lang mogelijk weg te blijven van ERP-software en te kiezen voor goed boekhoudpakket aangevuld met koppelingen met andere software voor:
- Rapportages (KPI dashboard);
- Forecasting;
- Facturatie en CRM;
- Scan en herkensoftware;
- Branchspecifieke aanvullingen.
Zoals je hebt kunnen lezen valt er veel te vertellen over boekhoudpakketten en zijn er veel ontwikkelingen gaande. Wil jij graag weten welke oplossing het beste bij jou past? Wij komen graag vrijblijvend in contact!
Deze blog is geschreven door:
Roy Hoskam AA RB
Accountant en eigenaar van LEF Accountants. Ik help ondernemers al jaren met hun belastingzaken. Wij zijn de sparringspartner voor het MKB, recht door zee met praktische adviezen.
